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厦门大学嘉庚学院文件处理若干规定(2020年修订版)

发布于:2020-07-09


为进一步规范本校文件处理工作,提高工作效率,根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)和《党政机关公文格式国家标准》(GB/T 97042012),结合本校实际情况,特制定本规定。

一、文件处理基本规定

1.办公室是学校行政文件处理的管理机构,负责学校层面的文件处理工作,并指导本校各单位的文件处理业务。各单位呈报学校领导审批的文件,一律通过办公室进行流转。凡以学校名义印发的公文,一律由办公室统一编制发文字号,发文机关署名固定为“厦门大学嘉庚学院”,印发机关固定为“厦门大学嘉庚学院办公室”。

2.各单位主管是本单位文件处理工作的责任人,由本单位报送或签署会稿意见的文件,主管均须签署意见并签名。各单位应指定专人负责本单位的文件处理工作,与办公室对接具体工作。以各单位名义印发的公文,发文字号一律用“厦大嘉XXXXXX”形式,各单位的发文字号须报办公室备案后方可使用。

3.各单位呈报的文件,应使用管理工作批复表或专用表格(如实习经费预算/报销审批表、教学事件处理记录表等)为首页。首页相应位置应简要概述申请事宜和相关数据,做到情况确实、观点明确、语言精炼。整份文件应保持完整性:

1)有附件时,应标注清楚附件标题。

2)超过1页的文件应标注页码,且可以双面打印的应双面打印。

3)所用纸张上不得有无关的内容。

4)整页完全是印刷的内容时,经办人须在页面右下角签名。

5)所有签名处均须附有日期。

4.各单位对其他单位呈报的文件的会稿意见若无法在文件首页相应位置完全阐明,可以在首页简要阐述主要意见后,另附文件进行详细说明。说明文件上应写明所针对的原文件的呈报部门和文件标题。文件完整性要求同上。

5.处理完成的文件,各单位应认真做好归档工作,保证档案完整性。

二、文件格式基本规范

(一)用纸及版面要求

1.一般使用A4型纸(210mm×297mm),文章版心尺寸上下边距25.4mm,左右边距31.7mmWord文档默认尺寸)。

2.文件首页纸使用规定颜色,以示区分:

类别

教学单位

教务部

资产与后勤管理部

其他行政部门

颜色

浅黄色

浅蓝色

浅绿色

浅灰色

3.行政部门印发行政公文统一使用办公室印制的公文专用纸,版心尺寸为156mm×225mm(不含页码),上边距37mm,下边距35mm,左边距28mm,右边距26mm

4.行政部门出具各类证明文件统一使用办公室印制的公函用纸,上边距60mm,下边距30mm,左右边距25mm

(二)一般性文件格式规范

1.标题

1)建议采用二号小标宋体字,居中排布。

2)应言简意赅且充分阐明主题,如:“关于XXXX……工作的请示”。

3)长度超过1行时,应呈梯形或菱形排列,但不能超过3行。

2.正文

1)建议采用小四号宋体字(12号字),22磅行距。

2)每个自然段左空2个汉字,回行顶格。

3)文中结构层次序数依次采用“一、” “(一)”“1.”“(1)”标注。其中,“一”、“二”、“三”等中文形式的序号之后应用顿号,如:“一、”;“1、“2、“3等数字序号之后应用实心小圆点,如:“1.”;“(一)”、“(1)”等加了括号的序号之后不应再加标点符号。

4)采用章节、条目结构时,章节数与章节名之间、条目序数与条目内容之间各空1个汉字编排,章节名居中排布。示例如下:

第一章  总则

第一条  条目内容第一行………………………………………………………………………条目内容第二行……。

5)文稿中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略法、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。

3.附件说明

文件如有附件,应在正文下空1行,左空2个汉字编排“附件”2字,后标全角冒号和附件名,结尾不加标点符号。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名较长时,回行时与上一行附件名的首字对齐。示例如下:

附件:1.当附件名称超过1行,回行时应与上一行附件名称的首字对齐,名称后不加标点符号

2.附件名称

4.落款日期

位于正文下空2行,右空4个汉字编排。年、月、日用阿拉伯数字标全,月、日不标虚位,如:“201519日”。

5.行文单位署名

行文单位署名一般位于落款日期之上,以落款日期为准居中编排。署名当页应有正文内容,不得留白。

6.附件

附件应另页编排,并与正文一起装订。附件左上角第1行标识“附件”二字,有附件顺序号时应标识序号,如:“附件1”,顶格编排,后不加标点符号。附件的标题另起一行。

7.时间

当文件中涉及具体时间,应采用“小时数:分钟数”的方式表达。“小时数”后为半角冒号,如:上午9:00;中午12:30

8.连接号

当文件中涉及2个及以上相关的时间、地点或数目,需用连接号表示起止,应用一字线“-”(全角)。如:北京-天津高速公路;9:0010:00

当文件中涉及电话号码、门牌号码、产品型号、数字编号,需用连接号表示时,应用短横线“-”(半角)。如:0596-6288xxxMX-12S

(三)行政公文格式规范

1.行政公文标题应采用二号小标宋体字,版记采用四号仿宋体字,页码采用四号宋体阿拉伯数字,正文采用三号仿宋体字。文中结构层次序数第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。正文建议行距为28磅。

2.附件与公文正文页码应当连续编排。若附件为横排版表格,页码设置与公文其他页面保持一致,版记统一另面编排于版心下端。

3.行政公文应采用双面印刷。单页码居右空1个汉字编排,双页码居左空1个汉字编排,页码形式为“-x-”。

4.未尽事宜详见《党政机关公文格式国家标准》。

(四)英文格式规范

1.首字母大写

1)每个句子的第一个单词的首字母必须大写。

2)标题第一个单词首字母必须大写;从第二个单词起,实词(名词、动词、代词、形容词、副词等)首字母大写,虚词(介词、冠词、连词、慨叹词)首字母小写。

3表示某人、某地、某特定组织的专有名词,每个单词的首字母大写。

4整句的直接引语中第一个词的首字母要大写。

5放在姓名前的职务、头衔、称呼等的第一个字母要大写。

2.标点符号

1)句号使用实心点“.”,而不是“。”。

2)省略号使用“...,而不是“……”。

3)句中较短的并列词语之间的停顿应使用半角逗号“,”,而不是“、”。

4)引用书名时使用斜体表示,大写规则同标题,而不是“《》”。

3.若由于排版原因,单词必须拆开移行时,应以音节为单位进行,但须注意单音节词、人名、地名、缩略的专用名词、时间、量度、货币单位、阿拉伯数字、一页的最后一个词不能移行,已带有连字符的复合词只可在连字符处分开,带前缀、后缀的单词应在前后缀和词根处分拆移行。日期如果必须分开移行只能将“年”移到下一行,月、日须在同一行。

4.书写日期时,先写月份和日期,后写年份。月份使用英文全称或规范的简称;日期可以使用数字,基数和序数都可以;年份使用4位数字。月份和日期之间空1个字符,不使用标点符号;年份前面用半角逗号隔开。

三、文字表述基本规范

(一)通用规范

1.专业性

1)应使用书面语、规范用语,不得使用口语,不出现错别字。

2)应注意语法规范,不得出现语法错误。

3)应做到表述准确,不得使用有歧义或模棱两可的表述。

2.科学性

1)涉及人名、地名、数字、引文等应做到准确无误。

2)使用计量单位时,应使用国家法定计量单位。

3.规范性

1)需要使用简称时,应先使用全称并注明简称,如:厦门大学嘉庚学院(以下简称“嘉庚学院”)。

2)除全英文的文件之外,凡使用外文(缩写)或外文对应的中文翻译时,应在第一处注明相关信息,如:EI(美国工程索引);卡迪夫大学(University of Cardiff)

3)使用引文时,应注明出处。

(二)其他规范

1.除了特定称谓等固定用法之外,凡涉及学校层面的行文表述,应使用“学校”字样,如“学校”、“我校”、“本校”、“校级”等,不再使用“学院”字样。

涉及二级学院层面的行文表述,一律使用“学院”字样,但应避免产生歧义。

2.提及本校各单位时,应使用规范名称,不得随意简称,并应按照规范的顺序排列。

“各院系”用于统称全校各二级学院和二级系;若同时涉及各教学部,则改用“各教学单位”进行统称。

  

  

                                                                    厦门大学嘉庚学院

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